Waarom mis je die deadline?

Je hebt zo een bespreking maar je hebt nog een paar minuten tijd. Wat doe je? Ga je dan nog even dat belangrijke telefoontje plegen? Of scan je nog even je e-mail?

In 9 van de 10 gevallen kom je dan toch te laat bij je bespreking. Het telefoontje duurde langer dan gedacht. Of je moest toch nog even dat ene mailtje beantwoorden.

Bij besprekingen levert het vooral irritatie op bij de andere deelnemers, het effect is dus beperkt. Bij het plannen van projecten zijn de gevolgen veel ernstiger.

Hoe komt het dat we te optimistisch zijn als we tijd reserveren voor de dingen die we willen doen?

Misvattingen

Er is een term voor deze vergissingen in je planning: Planning fallacy. Je denkt dat je meer tijd hebt om je werk af te maken dan je daadwerkelijk hebt. Lees verder voor tips hoe je dit kunt voorkomen.

Waarom kom je altijd in tijdnood?

In een onderzoek in 1979 is door Daniel Kahneman en Amos Tverskey voor het eerst Planning fallacy beschreven. Er zijn daarna nog verschillende onderzoeken geweest die de beschrijving verder hebben aangescherpt.

Kahneman’s en Tverskey’s onderzoek toonde aan dat we alleen op het meest optimistische tijdschema focussen.

Roger Buehler et cie kwamen tot de conclusie dat ‘whisfull thinking’ een factor was. We gaan uit van het meest rooskleurige scenario.

In een ander onderzoek door dezelfde Buehler en collega’s kwam naar voren dat bij beoordelen van de tijd die het eerder had gekost, ook eigenbelang meespeelt.

Een voorbeeld is dat we een goede indruk willen maken door snel te werken.

Een leuk weetje: Dat laatste onderzoek is ook in een anonieme groep gedaan. Opvallend genoeg waren de uitkomsten daar een stuk accurater.

Andere conclusies

Er zijn nog veel meer onderzoeken geweest die ik hier niet allemaal op kan noemen. In het kort zijn de belangrijkste conclusies daarvan:

• Je focust alleen op de kómende taak en kijkt niet naar de taak die je al eerder hebt uitgevoerd. En die duurde langer dan je dacht.
• En zelfs als je wel kijkt naar de tijd die een eerdere taak in beslag nam, dan is je herinnering vaak vertekend. Je weet niet meer hoe lang je in werkelijkheid bezig bent geweest
• Als een deadline nog ver weg is, is je planning optimistischer dan wanneer je snel moet leveren.
• Het budget van een traject speelt ook een rol bij het maken van een planning. Een kort traject is goedkoper.

Planning kan behoorlijk misgaan

Een voorbeeld van een planning waarbij deze uitkomsten grotendeels bevestigd worden is de Noord/Zuidlijn.

In 1996 werd door de Gemeenteraad van Amsterdam besloten dat de lijn aangelegd zou worden.

Na een referendum en alle procedures die verder nodig waren, werd in 2003 uiteindelijk met de aanleg begonnen . De oplevering zou in 2011 zijn. Dat werd uiteindelijk 2018. Alles ging mis wat er maar mis kon gaan. De optimale route die was uitgestippeld kon duidelijk niet gevolgd worden. Sommige onderdelen van de planning bleken toch andere vaardigheden en materialen te vereisen dan verwacht.

Kortom, van de oorspronkelijke planning bleef niets meer over.

Takenlijst

En als we het nu eens heel klein houden? Kijk naar je wekelijkse of dagelijkse takenlijst. Hoe vaak lukt het je om alles te doen wat je je hebt voorgenomen?

Hoe voorkom je dat je planning niet lukt?

Er zijn een paar wetmatigheden die algemeen bekend zijn maar vaak niet worden meegenomen bij een planning.

De Wet van Murphy

Het adagium van de Wet van Murphy:

“Alles wat mis kán gaan, gáát ook mis.”

Volgens de zoon van Murphy is de oorspronkelijke tekst geweest:

“als er meerdere manieren zijn om iets te doen en een van die manieren eindigt rampzalig, dan zal íemand het op die manier doen”.

Als ik de totstandkoming van de Noord/Zuidlijn bekijk dan denk ik dat de oorspronkelijke tekst nog wat passender is dan de afgeleide tekst.

De Wet van Hofstadter

Een misschien wat minder bekende wetmatigheid is de “Wet van Hofstadter”. In zijn boek “Gödel, Escher, Bach: An Eternal Golden Braid”, beschrijft hij de moeilijkheden om de tijd, die een taak kost, goed in te schatten. Zijn wet luidt:

“Alles duurt langer dan je verwacht. Zelfs als je rekening houdt met de wet van Hofstadter.”

Tips

Met Murphy en Hofstadter in het achterhoofd zijn er een aantal tips die je helpen om een té optimistische planning te voorkomen, of in ieder geval een wat realistischer planning te maken.

• Onderken dat ook jij de neiging hebt om te optimistisch te zijn over de tijd die je nodig hebt.
• Wat zijn de obstakels, complicaties en vertragingen die kunnen ontstaan? Geen wishful thinking
• Kijk naar je planning alsof die niet van jou is.
• Kijk naar factoren die de misvatting versterken. Krijg je een bonus als je het voor een bepaalde datum af hebt? Of wil je laten zien dat je snel kunt werken? Grote kans dat je te optimistisch bent in je planning.
• Bedenk waar en wanneer je iets wilt doen.
• Kijk naar welke stappen je moet nemen, niet naar het resultaat.

Plan niet onnodig of teveel

Het lijkt een tegenstelling met wat ik altijd verkondig, toch kan teveel plannen ook tegen je werken.

Teveel plannen kan ook uitstelgedrag zijn. Je moet op een gegeven moment ook gewoon beginnen.

En is de tijd die je nodig hebt om te plannen het ook waard? Meestal zal dat wel het geval zijn maar niet altijd.

Effectief en efficiënt plannen is echt cruciaal om productief te zijn en je doelen te bereiken. Maar soms is planning een verslaving.

En tot slot. Zoals je hebt gelezen bestaat de kans dat bij teveel c.q. onnodige planning ook veel onnodig mis kan gaan.

Heb jij de goede mix van plannen nog niet gevonden? Schrijf je dan in voor mijn nieuwsbrief.