Driemaal een goed plan

Het einde van je werkdag. Je hebt vergaderd, je inbox bijgewerkt en met een beetje geluk ook nog je takenlijstje aangepakt.  

Maar kun je je werk echt achter je laten als niet alles is gedaan wat je je hebt voorgenomen? Als je na je werk met vrienden wat gaat drinken dan kun je je veel beter ontspannen als je niet telkens denkt aan wat er nog moet gebeuren.  

Ook al heb je jezelf voorgenomen om die dag nu echt eens de taken af te ronden die je voor die dag hebt gepland, aan het eind van de dag zie je dan toch de dingen die je niet hebt gedaan. Je werk mee naar huis nemen is zo verleidelijk als je het niet binnen kantooruren af kunt krijgen. En dan bedoel ik niet alleen overwerken, maar ook in gedachten bezig zijn met je werk.

Zoek op internet eens naar timemanagement en je vindt veel adviezen hoe je je dag in kunt delen. Alleen, passen die manieren ook bij jou en bij jouw werk? Als dat niet zo is dan blijf je worstelen. Hoe los je dit op?

Een eerste stap is: weten hoe lang je met iets bezig bent. Meestal heb je wel een idee voor de routineuze taken. Ad hoc taken zijn wat moeilijker.

Iemand die zijn tijd goed indeelt is zich heel bewust van hoeveel tijd hij aan wat besteedt. Welke methode je ook wilt gaan gebruiken om je dag te plannen, zorg dat je eerst weet hoeveel tijd je met taken bezig bent. Schrijf eens op wat je doet en hoeveel tijd dat kost. Doe dat een weekje en je hebt al veel meer inzicht. Twee weken is nog beter.

Julie Morgenstern, schrijfster van verschillende boeken over timemanagement en organizing, geeft een manier om je dag in te delen die voor veel mensen makkelijk toe te passen zal zijn.

Zij beschrijft drie manieren hoe je één uur kunt besteden.

Trek een uur uit voor taken die het meest belangrijk zijn. Julie Morgenstern geeft een leuke omschrijving voor die taken: Alles waarvan je geneigd bent om drie keer te onderstrepen in je papieren planner. Het digitale equivalent zou zijn: vet, onderstreept en schuin.

In dat uur check je géén e-mail en ga je ook géén koffie halen. Doe zo nodig je deur dicht, zet een koptelefoon op, zet je telefoon uit. Kortom: zorg dat je je echt kunt concentreren en op geen enkele wijze afgeleid wordt.

Op welk tijdstip?

Iedereen heeft momenten in zijn dag waarop hij zich beter kan concentreren. Vaak is dit in de ochtend. Dit uur plan je op zo’n moment.

Waarom zou je dit gebruiken?

Dit uur geeft je ruimte om ongestoord te werken aan taken waarbij je geconcentreerd moet zijn.

Gedurende je dag zijn er zoveel andere dingen die je aandacht vragen en die ook belangrijk zijn dat je het gevoel hebt dat je niets doet. Een vlucht is dan om je e-mail te checken omdat je dan in ieder geval het gevoel hebt dat je nuttig bezig bent en wat gedaan krijgt.

Dit uur zorgt ervoor dat je je hersens kunt gebruiken op een moment dat ze ook nog eens optimaal werken.

Tip

Heb je een moeilijke opdracht plan dan twee of drie van deze 60-minuten sprints achter elkaar. Het voorkomt dat je een zo’n opdracht uit moet smeren over meerdere dagen.

Als een 60 minuten focus op een taak te veel is probeer dan je dagen in te delen in sprints van 40-20 minuten.

In de eerste 40 minuten van elk uur werk je aan de belangrijke taken. Na die 40 minuten doe je even een stap terug en besteedt de resterende 20 minuten aan een e-mail check, een korte taak, of een praatje bij het koffieapparaat.

Tijdstip

Deze indeling werkt vaak goed aan het eind van de ochtend of begin van de middag.

Waarom zou je dit gebruiken?

Een tijdvak van 20 minuten of een veelvoud daarvan, werken goed als het om productiviteit gaat. Het is niet te lang en ook niet te kort. Je kunt veel kleinere taken in dat tijdsbestek doen.

Tip

Hou je aan je schema. Zelfs als je nét lekker bezig bent en je krijgt een reminder om te stoppen, stop dan ook.

Afspraken met jezelf zijn belangrijk. Als je een of twee keer je afspraak niet nakomt is dat nog niet zo erg. Maar het is al snel een glijdende schaal. Voordat je het weet is je schema helemaal verdwenen.

Dit kun je misschien wel vergelijken met HIIT. Deze benadering verdeelt een uur in intervallen van 20 minuten.

In de eerste 20 minuten werk je aan je belangrijkste taak.

In de tweede interval werk je aan een taak die ook gedaan moet worden. Tenslotte een interval voor je e-mail, bijwerken van je takenlijst of praatje met een collega.

Wanneer?

Dit is een mooie cyclus die heel goed werkt aan het einde van je dag.

Waarom?

Als de dag vordert komen er meer interrupties en ad hoc vragen. Met deze cyclus kun je hierop inspelen terwijl je toch tijd inruimt voor je dagelijkse werk.

Tip

Een blok van 20 minuten is ook héél geschikt om even een korte wandeling te maken.

Deze 3 indelingen geven je een handvat om een schema te maken. Bekijk wat je op een dag te doen hebt. Waarvoor heb je een of twee uur nodig? Waar 40 minuten en waar 20?

Is het handig om die taak van een uur misschien toch op te splitsen in 40 en 20 minuten? Of maak je misschien een batch van gelijksoortige taken die je in één uur wilt doen?

Maak een mix van deze indelingen en je hebt je werkdag goed gepland.

Heb je je planning goed, dan is het een stuk makkelijker om je voorgenomen taken ook daadwerkelijk op te pakken. En lukt dat dan geeft dat rust en kun je je beter ontspannen.

In mijn nieuwsbrief schrijf ik over meer methoden om je tijd in te delen. Wil je hier meer over weten? Schrijf je hieronder in!