Zes tips voor een goede planning

Voorjaar! We gaan richting de zomer met terrasjes, vakanties en lange avonden in de tuin of in het park.

Het is een goede tijd om je voornemens en doelen opnieuw te bekijken. Een ander seizoen geeft een ander perspectief. Doelen kunnen minder belangrijk zijn geworden of je moet er juist méér aandacht aan geven.

Plannen kunnen altijd veranderen. Regelmatig een plan updaten, zorgt dat het makkelijker wordt om je einddoel te bereiken.

In deze blogpost geef ik je 6 aandachtspunten om een goede planning te maken

Een eerste stap is om terug te kijken naar je plannen van begin dit jaar. Wat was je bedoeling met je voornemens, wat wilde je bereiken en waarom? Of welke plannen heb je gemaakt maar zijn niet, of niet helemaal, uitgevoerd?

Stond er nog iets op je wensenlijstje dat nu belangrijker is geworden? Wat kun je nog even uitstellen zodat je daar tijd voor hebt?

Een volgende stap is: wat is de looptijd van het project? En hoever wil je vooruitplannen?

Zijn het telkens korte projecten? Dan is een maand- of weekplan al voldoende.

Duurt het allemaal wat langer dan is een 90-dagen plan een betere methode.

En er zijn altijd doelen op de lange termijn. Een jaarplan, of zelfs een vijf-jaren plan.

Deze langere perioden geven geen uitzicht op een snel resultaat. Je gaat daarom misschien uitstellen. Een andere taak lijkt misschien belangrijker.

Een vijf-jarenplan kun je ook opknippen in 5 jaarplannen. Een jaarplan in vier 90-dagen perioden. Dan wordt het allemaal meer behapbaar.

Een 90-dagen planning is een goede afbakening. Het geeft meer overzicht, je kunt de kleinere stappen onderscheiden. Die kleinere stappen zet je weer om in 3 plannen van een maand.

Na een maandplan volgt natuurlijk een weekplan, maar daarover lees je verderop.

Een plan is niets meer dan een verwachting. Je hoopt dat je het plan zo uit kunt voeren als je verwacht. Maar het is net als het weer, voorspellingen kloppen nooit helemaal.

Wil je voordat je begint een gedetailleerd plan hebben? Stel je een project uit tot alles bekend is? Vind je het niet fijn als er nog te veel onzekerheden en vraagtekens zijn?

Misschien een beetje flauw maar verander het woord “projectplan” eens in verwachtingsplan. De naam geeft dan aan dat er nog punten kunnen veranderen.

Natuurlijk doe je ervaring op in plannen formuleren en je verwachtingen worden steeds accurater, maar het is en blijft een voornemen.

De realiteit is dat er van alles kan misgaan bij het uitvoeren van een plan.

Van tevoren nadenken over wat dat kan zijn en alvast een oplossing zoeken, scheelt tijd.

Met deze manier van denken kun je ook valkuilen vermijden. Je herkent ze en ziet ze aankomen.

Er kunnen verder persoonlijke blokkades zijn. Je bent misschien een perfectionist en het is nooit goed genoeg. Je twijfelt of de volgende stap wel de juiste is. En daarom durf je de stap niet te nemen Of je stelt de stap telkens uit.

Weet je van jezelf dat je dat doet, dan kun je meer tijd nemen voor een project. Of vind een buddy waar je intensief mee samenwerkt en die jouw valkuilen kent.

Wil je grip houden en vooruitgang boeken dan is een wekelijkse planning-routine essentieel. Op een vaste dag in de week bekijk je wat er gaat gebeuren in de komende twee weken. Je kijkt ook wat er nog is blijven liggen van de afgelopen week. Dit kun je op vrijdag doen, dan zit de afgelopen week nog goed in je geheugen. Maar zondag of maandag zijn ook dagen waarop je vooruit kunt kijken.

Waarom een week?

Een wekelijks planning is lang genoeg om vooruitgang te zien en geeft je ook de mogelijkheid om snel bij te sturen als dat nodig is. Door van tevoren te bepalen wat je gaat doen en wanneer, zie je meteen op welke tijdstippen nog ruimte is.

Een eerste stap is altijd: privétijd inplannen. Als je dat nu niet doet is al je tijd voor je het weet opgeslokt door alles wat nog moet.

Kies iedere week 5 taken uit je projecten die écht moeten gebeuren die week.

Deze taken groepeer je rond je afspraken en andere verplichtingen.

Plan niet je dag helemaal vol. Er komt altijd wat tussendoor, dus hou daar ruimte voor.

Kies daarnaast iedere dag maximaal drie kleine taken die je de volgende dag oppakt. Dit zijn kleine taken die toch zorgen dat je voortgang boekt.

Als je merkt dat je geen tijdblok meer over hebt om taken in te plannen, dan is het duidelijk dat je te veel op je bord hebt. Het is dan de hoogste tijd om nee te zeggen.

Over de wekelijkse routine is nog veel meer te vertellen.

Er zijn handigheidjes om prioriteiten te ontdekken. Er is een bepaalde volgorde waarin je een planning kunt doen.

Ik help je graag bij het maken van een planning.