4 tips tegen project-moeheid

In mijn vorige blog “Hoe staat het met je plannen” heb ik geschreven over het belang van een regelmatige review van je plannen. Misschien ben je er door die review achter gekomen dat het niet zo lekker liep allemaal en waarom dat was

Bijvoorbeeld omdat je een hele drukke periode hebt gehad. Het kan zijn dat je tijdens zo’n drukke periode geen fut meer hebt om je plannen uit te voeren. En misschien blijft dat spelen, zelfs als het weer wat rustiger is. Je energie is op.

Er zijn wat tips om te zorgen dat je ook tijdens en ná een drukke periode, je momentum vast kunt houden.

Helaas weet je niet altijd of er een drukke periode aankomt. Maar met seizoenspieken en -dalen, kun je rekening houden. Andere pieken zijn moeilijker te voorspellen.

Als je weet dat er zo’n drukke periode aankomt, gebruik dan de volgende tips.

Een basis regel. Beperk de projecten die lopen tot maximaal vijf. Dit voorkomt dat je je dagen en weken helemaal vol plant.

Een voorbeeld: je werkt aan een project dat een maand duurt. Op een van de dagen heb je het voor dat project op die dag geplande werk af. Geef jezelf dan de ruimte om even te acclimatiseren. Ga niet meteen door met taken die voor een andere dag gepland staan. Je hebt af en toe tijd nodig om op adem te komen.

Je kunt die dag eerder stoppen of op die dag meer pauzes inlassen. Dat komt ook naar voren bij de volgende tip.

Een basis regel. Beperk de projecten die lopen tot maximaal vijf. Dit voorkomt dat je je dagen en weken helemaal vol plant.

Een voorbeeld: je werkt aan een project dat een maand duurt. Op een van de dagen heb je het voor dat project op die dag geplande werk af. Geef jezelf dan de ruimte om even te acclimatiseren. Ga niet meteen door met taken die voor een andere dag gepland staan. Je hebt af en toe tijd nodig om op adem te komen.

Je kunt die dag eerder stoppen of op die dag meer pauzes inlassen. Dat komt ook naar voren bij de volgende tip.

Een vuistregel is: plan na twee tijdblokken een pauze van ongeveer 30 minuten. Het maakt niet uit of je in zo’n tijdblok heel gefocust hebt gewerkt of dat je in die tijd allemaal kleine klusjes hebt opgeknapt.

Ook hier een voorbeeld: stel je werkt in de ochtend van 9 tot 12. Je gaat waarschijnlijk rond 10:30 even koffie halen. Om 12 uur heb je er twee tijdblokken opzitten. Ga dan minimaal een half uur lunchen. En uiteraard doe je dat niet achter je bureau.

We hebben de neiging om alsmaar door te gaan. Als je bijkom-tijd plant en écht neemt, helpt dat om ’s avonds niet alleen maar uitgeteld op de bank te zitten.

Je weet vast wel wanneer jouw energielevel het hoogst is. Maak daar ook gebruik van! Als je energie piekt in de ochtend, ga dan niet je focuswerk plannen in de middag.

Het zal niet altijd lukken om daar rekening mee te houden als je veel afspraken hebt. Probeer toch zoveel mogelijk je eigen energieniveau te volgen.

Dit is zo makkelijk gezegd, maar niet zo makkelijk gedaan. Toch is het een hele belangrijke. Je kunt wel doorgaan tot je erbij neervalt, maar dan zit je zo thuis met een burn-out.

Je weet vaak wel dat je op weg bent naar een burn-out maar je negeert de signalen. Realiseer je dat als je uitgerust bent je beter werk aflevert. Zorg daar dan ook voor.

Het komt neer op het verschil tussen stoppen en móeten stoppen.

Vergeet ook niet de tijd na een drukke periode. Je hebt tijd nodig om bij te komen. In feite de tweede tip hiervoor maar dan net iets anders ingevuld.

Misschien een rare vergelijking maar het geeft wel precies aan wat ik bedoel:

In de landbouw worden velden niet ieder jaar beplant. De grond wordt rust gegeven. Als dit niet gebeurt raakt de grond uitgeput en wordt de oogst minder goed.

Datzelfde gaat op voor jou en je projecten. Bij landbouwgrond is rusttijd meestal een seizoen. Na een project is het wat moeilijker aan te geven.

Neem in ieder geval de tijd om:

– het nodige opschoonwerk te doen. Wat kan gearchiveerd worden, wat moet bijgewerkt worden. Gedurende een project zijn er veel kleine dingen die wel bij het project horen maar die je even hebt laten liggen. Er waren andere prioriteiten en het was op dat moment niet nodig. Dit is dé tijd om dit bij te werken. Zo kun je weer opgeruimd beginnen aan een nieuw project.

– kijk wat voor werk er is blijven liggen. Dit is een mooie gelegenheid om daarmee aan de slag te gaan.

– evalueer hoe het allemaal is gegaan. Doe dit zeker als je met meerdere mensen aan een project hebt gewerkt.

En uiteraard, ieder succes moet je vieren. Doe dat ook!

Pas als je dit hebt gedaan kun je aan een nieuw project beginnen.

Het is niet altijd makkelijk om je aan bovenstaande tips te houden. Als je afhankelijk bent van anderen is het nog moeilijker. Als je onderdeel van een projectteam bent zul je daar rekening mee moeten houden. Of als je een micromanager hebt die continue over je schouder meekijkt

Je zult dan moeten schipperen met je tijd.

– Neem, in overleg, wel die dag vrij maar doe dat bijvoorbeeld een week later als dat beter uitkomt voor het gezamenlijke project.

– Als je twee tijdblokken geconcentreerd bezig bent geweest en je kunt niet even pauze nemen, schakel dan over naar makkelijke taken. Doe iets wat wel werk is maar niet te veel van je vraagt.

Ongeacht het werk dat je doet, je hebt altijd wel iets van controle over je tijd. Maak daar zoveel mogelijk gebruik van.

Maak ook gebruik van de tips in mijn nieuwsbrief!

Hieronder kun je je inschrijven.