Hoe staat het met je plannen?

Hoe vaak heb je plannen gemaakt, maar heb je er daarna niet meer naar omgekeken? Of was je goed begonnen, maar veranderde er wat of kreeg een andere gebeurtenis voorrang? Ook in die gevallen kan het gebeuren dat je niet meer omkijkt naar een eerder gemaakt plan.

We hebben de neiging om plannen te zien als iets wat je van tevoren doet. Je plant voordat je aan een project begint. Je wilt voor jezelf op een rijtje zetten wat er moet gebeuren om je doel te halen. Je kijkt vooruit.

Als ik je nu vertel dat regelmatig terugkijken ook noodzakelijk is om je doelen te behalen? Het helpt om te bepalen hoe je verder gaat. Ik zeg regelmatig; het is niet iets wat je een keer per jaar doet. Een review iedere maand, kwartaal of half jaar helpt om waar nodig je plannen aan te passen en bij te sturen. Je kunt je voornemens aanpassen aan de situatie zoals die op dat moment is.

Het is alweer juli. Het eerste half jaar is voorbij. Er zijn in de afgelopen periode veranderingen geweest. Sommige daarvan heb je niet voorzien. Het is goed om je af te vragen of je plannen daarop aangepast moeten worden.

Heb je te veel hooi op je vork genomen en moet je iets laten vallen of uitstellen? Of moet een plan aangepast worden omdat de uitvoering toch anders loopt? Misschien moet je een plan wel helemaal herzien.

Wat ook een belangrijk aspect is, is dat een moment van terugkijken ook een hulpmiddel is om je bij de les te houden.

Het is makkelijk om aan een project te beginnen waarvan het doel niet goed is vastgesteld. En zonder duidelijk doel is het makkelijk om verstrikt te raken in allerlei andere projecten die niet helpen om dat doel te bereiken.

In beide gevallen is de uitkomst van je review dat je moeite doet en tijd besteedt aan werk dat je niet dichter bij je doel brengt. Doe je een review dan word je je weer bewust van je doelen.

Daarnaast zijn er nog andere voordelen om even bewust stil te staan bij je voortgang.

Een goed plan helpt je om makkelijker de juiste beslissingen te nemen. Het is een serie beslissingen die al vastligt. Het voorkomt dat we iedere keer opnieuw beslissingen moeten nemen.

Een voorbeeld:

Je hebt als doel gesteld om een schriftelijke cursus te volgen. Je weet dat je hiervoor per kwartaal kleinere doelen moet stellen. Dat mondt weer uit in stappen die je per maand, week en per dag moet zetten om je uiteindelijke doelen te bereiken.

Je hebt nu een vastgesteld wat er in de komende periode moet gebeuren om je doel te bereiken. Nu kun je dagelijks of wekelijks een tijd inplannen om verder te werken aan je doel.

De beslissing welke stap je moet nemen en wanneer je dat moet doen om je doel te bereiken is al genomen. Daarnaast heb je tijd gereserveerd. Je hebt een beter overzicht wat je daarnaast nog kunt doen. Nee zeggen tegen een nieuw project, omdat je er geen tijd voor hebt, is een stuk makkelijker.

Misschien ben je je er niet altijd van bewust maar bij een planning op langere termijn zijn er altijd aannames.

Een van de aannames is het tijdpad. Je wilt een project dit kwartaal af hebben. Maar is dat ook mogelijk? Alle stappen die je moet nemen zijn gebaseerd op dat doel.

Vaak is het mogelijk om dat doel te halen, tenminste als alles perfect verloopt. Soms word je helaas zelf afgeleid. Het kan ook zijn dat je afhankelijk bent van anderen. Als zij meer tijd nodig hebben, klopt je aanname niet meer.

De eerste reactie is dan dat je gaat opschuiven. Het startmoment van het volgende project plan je op een later moment. Maar dat heeft weer gevolgen voor het project daarna.

Het blijft vrijwel nooit beperkt tot het uitstellen van één project. Alles schuift op. Je bent continu bezig met achterstanden inhalen, met alle stress die daarbij komt.

Bij een regelmatige review van je projecten kun je op zo nodig hulptroepen inzetten. Je ziet van tevoren of je de deadline gaat halen. Lukt dat niet dan kun je misschien collega’s inschakelen. Of je kunt andere afspraken maken over de afronding van het project dat uitloopt of van een van je andere projecten.

Je schept ruimte en je hebt niet het gevoel dat je achter de feiten aanloopt. Je hebt op tijd gehandeld.

Sommige doelen zijn lange termijn projecten. Het kan zelfs zo zijn dat je het eerste kwartaal ook geen merkbaar resultaat zult zien. Het is moeilijk om zo lang gemotiveerd te blijven.

Denk bijvoorbeeld aan die verbouwing die je bent begonnen. Je kijkt vooruit en ziet alleen alles wat nog moet gebeuren. De lol is er dan snel vanaf.

Kijk niet alleen vooruit maar ook naar waar je bent begonnen. Een review laat je zien hoe ver je al bent gekomen.

De punten die ik hierboven noemde besparen je al tijd. Een ander effect is dat je zicht krijgt op wat je kunt verbeteren. Welke gewoonten helpen om succesvol te zijn en welke juist niet? Op deze manier zal je planning steeds realistischer worden.

En tenslotte: als je denkt dat je geen tijd hebt om te plannen, heb je al helemaal geen tijd om níet te plannen. Denk aan de tijd die je verspilt als je geen plan zou hebben, zelfs een plan op hoofdlijnen helpt al…

Het proces van het plannen van een project is misschien nog wel belangrijker dan het doel. Heb je een goede planning dan is het doel bereiken een kwestie van de stappen te maken. Als je daarnaast ook iedere maand, kwartaal of half jaar een review doet is de kans op succes alleen maar groter.

Wil je meer lezen over productiviteit? Schrijf je dan hieronder in voor mijn nieuwsbrief.