Een betere balans in september

September is voor mij altijd nog de tijd van de papieren agenda’s. De eerste exemplaren voor 2022 liggen nu al in de winkel. Naast de traditionele agenda’s zijn er nu ook legio organizers.

Zelfs met alle digitale mogelijkheden lijkt het alsof er alleen nog maar meer papieren agenda’s en organizers komen. Papier is dus nog steeds volop aanwezig.

Waarom agenda’s en organizers zo belangrijk zijn om balans in je leven te brengen, lees je verderop, maar eerst even wat uitleg.

De termen agenda en organizer worden door elkaar gebruikt. De term planner, die je ook vaak hoort, is gewoon een ander woord voor organizer.

Toch is er een verschil in het gebruik van een agenda en een organizer.

Je agenda bevat alleen je afspraken en eventueel ook je taken voor die dag. Dus waar je die dag niet omheen kunt. Een agenda heeft een indeling per dag en eventueel ruimte voor een takenlijst.

Een organizer gebruik je om een planning te maken voor wat je wilt bereiken. En dat doel hoeft echt geen levensdoel te zijn. Het kan gaan om je administratie op tijd af te ronden zodat je je belastingaangifte op tijd af hebt.

Onderdelen van een organizer zijn jaar- maand- en weekdoelen. Daarnaast is er uiteraard een dagindeling. Hoe uitgebreid je de doelen kunt uitwerken hangt een beetje van de organizer af.

Ik zou zeggen: een organizer!

Omdat een organizer namelijk tegelijk ook een agenda kan zijn.

Maar áls je voorkeur vervolgens uitgaat naar een papieren exemplaar dan wordt dat wel behoorlijk sjouwen. Een organizer is namelijk vaak redelijk aan de maat. In dat geval is een aparte agenda toch handig. Of gebruik een digitale agenda ernaast.

Werk je liever helemaal digitaal dan hoef je eigenlijk alleen je telefoon mee te nemen. Maar om hetzelfde resultaat te krijgen als een papieren organizer zal je voor de grotere projecten in de meeste gevallen toch ook nog een projectplanner moeten gebruiken. Digitale agenda’s geven niet voldoende overzicht van de stappen om je einddoel te bereiken. Gelukkig synchroniseren de projectplanners over het algemeen naadloos met je digitale agenda.

Zoals gezegd, een organizer gebruik je om een plan te maken om een bepaald einddoel te bereiken.

Het kan zijn dat je dat ook al een beetje in je agenda doet, maar je hebt dan geen samenhangend overzicht. Als je moet schuiven met een taak of een afspraak, dan kan er al snel iets tussen wal en schip vallen.

Een organizer is veel gedetailleerder: Het jaaroverzicht voor je doelen met een uitwerking in een maand- en een weekoverzicht van wat er moet gebeuren. En naast je doelen kun je er ook je projecten in kwijt. Zo krijg je een totaaloverzicht.

• Timemanagement

Waar besteed je je tijd aan? Heb je overzicht over het geheel dan kun je ook bepalen waar je prioriteiten liggen en waar je er daarom tijd aan moet besteden. Ook kun je tijd afbakenen zodat je niet verzandt in bijzaken en daardoor de hoofdzaak uit het oog verliest.

Het overzicht geeft zekerheid dat je niets vergeet. Alleen dát geeft al meer rust in je hoofd.

• Productiviteit

Dit gaat om zowel je productiviteit in je werk als privé. Een van de belangrijkste aspecten hierin is een goede dagindeling. Je hebt niet alleen een volledig overzicht, je kunt ook je taken verdelen over de maand, week en dag.

En omdat je van tevoren plant kun je rekening houden met je eigen voorkeuren. Je kunt je energie dan beter inzetten. Denk dan bijvoorbeeld aan het tijdstip waarop je het beste geconcentreerd kunt werken. Op dat tijdstip plan je de moeilijke taken in. Daar heb je op dat moment energie voor.

Op de momenten dat je weinig of geen energie hebt doe je de standaard taken.

Dit energiemanagement helpt om te zorgen dat je aan het eind van de dag niet helemaal uitgeput bent.

Je krijgt waarschijnlijk ook inzicht in wat je telkens uitstelt. Je kunt dan andere manieren uitproberen waardoor je wel die vervelende taak doet. Een mogelijke oplossing is dan om de taak in kleinere stappen op te delen. Je zult eerder aan kleinere taken beginnen.

Dit helpt om niet op het laatste moment gestrest die vervelende klus nog te moeten doen.

• Prioriteiten stellen

Een hectisch werkschema of een drukke thuissituatie zijn genoeg om je gevoel van controle te verliezen. Een planning helpt om die controle weer terug te krijgen. Je kunt tijd reserveren voor je prioriteiten. Deze worden dan onderdeel van je dag. Niet iets wat je ook nog eens ergens in je dag moet proppen.

Deze drie dingen alléén al zorgen voor minder stress en meer balans in je leven.

Een ander voordeel en misschien nog wel de belangrijkste: Je kunt tijd reserveren voor jezelf.

Het klinkt allemaal wel als ‘moeten’: De taken die je móet doen op een bepaald moment. Het overzicht dat je móet bijhouden. Dat kan ik niet ontkennen.

Maar dat heeft wel een voordeel: als je alle verplichte taken onder controle hebt, heb je ook tijd voor alle leuke dingen. Je plant je vrije tijd ook in. Dagen of avonden waarop je alleen maar bezig kunt zijn met je hobby, of een etentje met vrienden dat je nu eens niet hoeft af te zeggen.

Zeker met thuiswerken helpt het inplannen van een leuke activiteit aansluitend aan je werkdag. Het zorgt dat je inderdaad op tijd stopt met werken.

Overzicht, een goede tijdsindeling, productief zijn en tijd om te ontspannen inplannen. Het zijn allemaal dingen die kunnen helpen bij het vinden van een goede balans tussen werken en privé. Ik hoop dat ik hiermee het nut van een organizer heb bewezen. En of dat nu digitaal is of op papier, dat maakt niet uit, zolang je maar de tijd neemt om te plannen.

Wil je meer weten over productiviteit en planning? Schrijf je hieronder in op mijn nieuwsbrief.