Wil je iedere dag meer voor elkaar krijgen? Wat als je meer tijd zou kunnen vinden?

Productiviteit en timemanagement kunnen niet veranderen dat er maar 24 uur in een dag zitten. Ze zorgen er wel voor dat je je tijd beter kunt indelen.

Toch kun je tijd vínden waardoor je productiever wordt. Hoe?

Veel tijdverspillers worden op websites over productiviteit en slimmer werken, al genoemd. Hieronder vind je een lijstje.

Er zijn ook twee tijdvreters die minder vaak worden genoemd. Lees verder als je wilt weten welke.

Universele tijdverspillers

Je zoekt op internet naar manieren om je productiviteit te verbeteren. Wat dan naar voren komt zijn de manieren waarop je tijd verspilt en hoe je dat kunt veranderen.

De dingen waarmee je de meeste tijd verdoet zijn:

  • Social Media
  • Multitasking
  • Geen prioriteiten geven aan taken
  • Constant checken van je e-mail
  • Meldingen dat er nieuwe appjes of nieuwe e-mails zijn

Het is denk ik wel herkenbaar. Tegengaan van deze verspillers is de ene keer wat makkelijker dan de andere. Maar het is te doen.

Andere oorzaken

Naast het rijtje dat hierboven staat zijn er ook twee oorzaken waar weinig over wordt geschreven. Toch hebben we er allemaal last van.

  • Beslissingsmoeheid en
  • Documenten/e-mail chaos

Beslissingsmoeheid

Je neemt iedere dag beslissingen. De grote en belangrijke beslissingen herinner je je wel. Al die hele kleine die je ook neemt, vergeet je. Die gaan mee in de flow.

De beslissing of je iemand nú belt of pas later. De beslissing of je die e-mail gaat beantwoorden. De beslissing wat de volgende actie is.

En ga zo maar door. Allemaal beslissingen waarvan je niet eens dóór hebt dat het een beslissing is.

Na een dag van beslissingen nemen heb je last van beslissingsmoeheid. Beslissingen nemen kosten nou eenmaal energie. Je bent je alleen niet bewust van die vermoeidheid. Ik heb nog nooit iemand horen zeggen dat hij last had van beslissingsmoeheid.

Morgen weer een dag

Hoe vaak stel jij iets uit tot morgen omdat je even niet weet wat je met die opdracht of taak moet doen? Je weet dat je de volgende dag weer fris bent.

Ondertussen heb je wel alles opgezocht om te beginnen aan de taak. Je hebt al gekeken wat er verwacht wordt. Je hebt al geprobeerd te bedenken hoe je het aan zal pakken. De beslissing daarover neem je alleen nog niet. In plaats daarvan neem je de beslissing die het minste energie kost: je stelt het uit tot morgen en ruimt de boel weer op. De volgende dag begin je overnieuw.

Omdat je moe bent wil en kun je niets meer beslissen. Je valt terug op een gewoonte. En een van die gewoonten is: je e-mail checken. Gewoonten vragen geen beslissing. En je bent nog productief ook, denk je.

De reden dat je gedurende de dag je e-mail vaak checkt is niet alleen de Fear Of Missing Out, het is ook vluchtgedrag. Je kunt geen beslissing nemen over je werk en e-mail is er altijd. Let maar eens op, hoe vaak check jij je e-mail op een moment dat je even niet weet hoe je iets moet aanpakken?

Volle inbox

Het grappige is dat dit vluchtgedrag aan het eind van de dag, bijdraagt aan die overvolle inbox. E-mail verwerken is namelijk óók beslissingen nemen.

Heb je last van beslissingsmoeheid dan lees je de e-mails wel, maar je doet er niets mee. Dat komt morgen wel. En die volgende dag vind je de nieuw ingekomen e-mail belangrijker. Die oude e-mail komt later wel.

Wat kun je doen?

Wat kun je doen aan beslissingsmoeheid? Ik heb het al genoemd: Gewoonten aanleren.

Een gewoonte zorgt ervoor dat je geen beslissing hoéft te nemen. Je beperkt het aantal beslissingen dat je op een dag moet nemen.

Kun je kleine beslissingen uitbannen door je gewoonten aan te leren, dan heb je meer energie over voor andere beslissingen. Steve Jobs hoefde nooit een beslissing te nemen over wat hij aan zou trekken, dat was iedere dag hetzelfde.

Chaos

Een andere grote tijdverspiller is zoeken naar documenten of e-mails. Een van de oorzaken daarvan is die beslissingsmoeheid. Denk aan de volle inbox. Dit geldt ook voor het opslaan of opbergen van je documenten en e-mail bijlagen.

De tijd die we met zoeken verspillen telt aardig op. Die vijf minuten lijken niet zo erg, maar die vijf minuten worden er al snel tien. En je bent je er niet eens bewust van.

Als dat zoeken zes keer per dag tien minuten ben je per dag één uur kwijt. En dit is een voorzichtige aanname.

Je documenten organiseren is een simpele manier om tijd te vinden. Eén uur per dag is vijf uur per week, is twintig uur per maand! Een halve werkweek extra!

Zoeken

Zoeken naar e-mail bijlages en documenten kost al veel tijd, maar dat wordt nog erger als je het écht niet kan vinden.

Denk aan die presentatie die je hebt gemaakt. Misschien ben je vergeten het een naam te geven, dan is het opgeslagen onder de naam Document 1. Als je dan niet meer weet wáár je het hebt opgeslagen dan zit er maar een ding op. Opnieuw die presentatie maken. Over tijdverspillen gesproken…

Door je documenten goed te organiseren kun je vinden wát je nodig hebt, wannéér je het nodig hebt.

Let in de komende periode eens op naar welke documenten je telkens op zoek bent. Zijn het vergaderstukken, presentaties, e-mails enzovoort. Dan weet je voor welke documenten je een oplossing moet zoeken.

Oplossingen

Om orde in de chaos te vinden zal je een systeem moeten bedenken dat logisch is en niet te ingewikkeld. Je wilt immers ook hier die beslissingsmoeheid beperken.

Gelukkig hoef je niet ál het denkwerk te doen. Er zijn al verschillende goeroes die systemen bedacht hebben, zoals David Allen.

De basis van alle systemen gaat om drie hoofdlijnen.

  • Actief: je moet er nog iets mee doen, of je hebt het nodig voor een lopend project.
  • Referentie: je hebt nu nog niet nodig maar later wel
  • Archief: Het is niet actief, je kunt het nog wel gebruiken als referentie. Of je moet het bewaren gedurende een bepaalde periode.

Met deze hoofdindeling kun je aan de slag en door er bijvoorbeeld projectmappen aan toe te voegen kun je het aanpassen aan jouw behoeften.

Nog veel meer…

Er is nog veel meer te vertellen over folderstructuren. Dat gaat nu veel te ver. In een van mijn volgende nieuwsbrieven zal ik hier aandacht aan besteden.

Schrijf je hieronder in dan mis je hem niet.

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

dan krijg je maandelijks praktische tips in je inbox