Hoeveel takenlijsten heb jij? Heb je één hele lange? Heb je het opgesplitst in verschillende lijsten? Er zijn zoveel manieren om je taken op te schrijven.

Ik heb wel eens ergens gelezen dat een takenlijst werd omschreven als: het kerkhof voor alle belangrijke maar niet urgente taken. En ik denk dat dat er niet veel naast zit.

Kijk maar eens op je eigen lijst(en). Hoe oud zijn de taken die erop staan? Een paar dagen, maanden of zelfs jaren?

Volgens The Busy Person’s Guide to the Done List, van Janet Choi en Walter Chen van iDoneThis wordt:

  • 41% van de taken nooit afgemaakt.
  • 50% van de wel afgemaakte taken worden binnen een dag gedaan, 18% zelfs binnen het uur, 10% binnen een paar minuten.

Hieruit blijkt wel, dat er altijd taken zijn die je nog moet doen. Maar hieruit blijkt ook dat een takenlijst niet altijd een goed instrument is om daadwerkelijk te helpen taken uit te voeren.

Een takenlijst is algemeen

Een probleem met een takenlijst is dat het te algemeen is. Er is geen indeling van de tijd die een taak in beslag neemt. Taken die een uur duren of een paar minuten staan door elkaar. Als je dan naar je takenlijst kijkt om aan iets nieuws te beginnen ben je geneigd voor de snelle en gemakkelijke taken te gaan. Die ingewikkelde dingen komen later wel.

Dat geldt ook voor het feit dat er geen onderverdeling is in urgent of belangrijk. Je kiest eerst voor de urgente taken, en dat lijkt ook logisch. Maar die belangrijke taak wordt dan wél steeds opgeschoven.

En tenslotte zakt de moed je in de schoenen als je die lange lijst(en) ziet. Natuurlijk, het is een manier om te onthouden wat je allemaal nog moet doen. Tegelijkertijd raak je gestrest van alles wat er óók nog moet gebeuren. Een continue reminder daaraan kost veel energie. Het helpt in ieder geval niet om ’s avonds een beetje te kunnen relaxen.

Een takenlijst kan in ieder geval effectiever

Om je takenlijst overzichtelijker te maken kun je je taken verdelen over meerdere lijsten. Je hersens werken het beste met lijstjes met 8 tot 10 opties. Zijn het er meer dan heeft je brein de neiging om op slot te gaan. Verdeel je taken daarom in meerdere lijsten, bijvoorbeeld per project of per onderdeel van een project.

Je kunt ook een schatting maken van de tijd die een taak kost. Dit kun je in de taak opnemen. Zo zijn er nog meer handigheidjes. Ik schrijf daar regelmatig over op Facebook en Instagram.

Als je alleen een takenlijst wilt blijven gebruiken, en niet de oplossing wilt toepassen die ik hierna beschrijf, zorg dan in iedere geval dat je een datum toevoegt. Een tijdstip waarop je aan de taak herinnerd wilt worden en wanneer de taak af moet zijn. Anders komt de taak alsnog op het kerkhof terecht.

Wat is beter dan een takenlijst?

Je agenda of planner!

Onze hele maatschappij is gebaseerd op tijd. Je afspraken, de tijd waarop je je kinderen op moet halen, reistijd. Daarnaast heb je deadlines voor projecten, vervaldata van aanbiedingen. En niet onbelangrijk, de (school-)vakanties.

Dit heeft allemaal invloed op wat je op een dag of in een week kunt doen. Het is dus helemaal niet zo gek om je agenda te gebruiken in plaats van een takenlijst.

Gebruik je je agenda op de traditionele manier, alleen voor afspraken, dan lijkt het misschien dat je zeeën van tijd hebt. Er staat die dag bijvoorbeeld maar één afspraak. Je pakt je takenlijst erbij. En zoals ik hiervoor al aangaf, je bent geneigd om de makkelijke en snelle taken eerst op te pakken.

Werk je op deze manier dan worden ingewikkelde taken steeds doorgeschoven. Totdat het urgent wordt. En ja, dan is het weer presteren onder hoge druk. Stress dus.

Of je hebt een to-do opgeschreven, maar geen rekening gehouden met de reistijd naar je afspraak. Dan heb je weer het onvoldane gevoel dat je je werk niet afgekregen hebt.

Maar ook: de tijd die je wilt besteden aan een persoonlijk project, of zelfs maar aan het bijhouden van je vakliteratuur, staat niet gepland. Dit soort taken komen in de verdrukking als je er geen tijd voor reserveert.

Waar het op neer komt, is dat alles waar je geen tijd voor reserveert ook niet gedaan wordt. Vandaar dat er taken op je lijst staan die al jaren oud zijn.

Wat neem je in je agenda op?

Uiteraard eerst je afspraken en eventuele reistijd. Daarna plan je je taken in. Maak een schatting van de tijd die een taak in beslag neemt en reserveer die tijd. Een agenda is ook heel goed te gebruiken voor herinneringen. Dan krijg je een pop-up die blijft verschijnen totdat je hem als gedaan of bekeken hebt gemarkeerd.

Ook de dóelen die je wilt bereiken zijn belangrijk om in je agenda te zetten. Reserveer stelselmatig tijd om hieraan te werken en je zult zien dat je ook echt vorderingen maakt. Is het een cursus? Reserveer dan niet alleen de tijd waarop je les hebt maar ook de tijd voor studie. En vergeet weer de reistijd niet.

Bewust worden en nee zeggen

Door je agenda te gebruiken voor je taken, word je je bewust van de tijd die je aan een bepaalde taak kunt besteden. En je kunt meteen zien wanneer je daar de ruimte voor hebt.

Plan je je taken en verplichtingen in je agenda dan loopt je agenda vast aardig vol. Dat maakt meteen inzichtelijk waarom je niet gedaan krijgt wat je je hebt voorgenomen. Je bent te optimistisch geweest over de beschikbare tijd. Nu kun je realistischer plannen en met een tevreden gevoel naar huis gaan. Je hebt gedaan wat je je hebt voorgenomen.

Een groot voordeel is ook: nee zeggen wordt een stuk makkelijker. Doordat je een goed overzicht hebt van wat er allemaal op je bordje ligt, weet je ook of je mee kunt doen aan het project waar je voor gevraagd wordt. Is je agenda is al (te) vol, dan weet je dat je nee moet zeggen.

Meer weten?

Wil je meer weten over het gebruik van agenda’s? Volg me op Facebook of Instagram en lees mijn nieuwsbrief. Ik verstuur deze iedere laatste vrijdag van de maand.

Schrijf je hieronder in!

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

dan krijg je maandelijks praktische tips in je inbox