Leren lopen

Kleine stappen zijn beter dan grote. Het gaat makkelijker en je hebt sneller succes. Ieder succesje, hoe klein ook, motiveert weer om door te gaan. Dit geldt ook voor projecten.

Bij grote projecten in bedrijven heb je vaak een projectmanager. Heb je kleine projecten op je werk of persoonlijk, dan kun je geen beroep doen op een projectmanager. Je zult zelf deze projecten moeten inrichten en de stappen bepalen.

Kleine projecten zijn geen probleem. Je brein heeft geen moeite om een totaaloverzicht te bedenken. De fasen zijn makkelijk te onderscheiden.

Een simpel voorbeeld is een vergadering die je belegt. De fasen zijn: voorbereiding, vergadering en afronding.

Je acties kun je als taken op een lijst zetten. Is de ene actie klaar, dan kun je door naar de volgende. Een volgende actie bepalen is makkelijk.

Voor alle duidelijkheid een actie is iets wat je nú kunt doen. Niet een taak die je nog voor moet bereiden. In dit voorbeeld: een tijd om te vergaderen voorstellen is een actie. Een definitieve afspraak maken kan pas als je voorstel geaccepteerd is. Dat is op dit moment geen actie.

Bestaan projecten uit meerdere fasen die niet direct overzichtelijk zijn, dan hebben je hersenen daar moeite mee. Je kúnt de volgende actie-methode gebruiken zoals bij kleine projecten. Het resultaat is dan wel een ellenlange takenlijst. Overzicht is ver te zoeken en je ziet door de bomen het bos niet meer.

Bij grotere projecten is het indelen in fasen belangrijk om overzicht te houden. Dat is niet altijd gemakkelijk. Het bepalen van de projectfasen is een vaardigheid. Je kunt leren hoe je de fasen en de stappen bepaalt.

Wat zijn de grote lijnen waar je op moet letten?

• In welke onderdelen kan ik het project opsplitsen?
• Hoe gedetailleerd moet je zijn om het momentum gaande te houden maar het overzicht niet te verliezen?

Als je een groot project bekijkt kun je altijd meerdere fasen onderscheiden.

Als voorbeeld neem ik een sollicitatieprocedure. Niet heel ingewikkeld, maar een goede taakindeling en ook een taakverdeling maken het een stuk eenvoudiger.

De losse onderdelen zijn:

• Opstellen vacature
  • Vaststellen wat de nieuwe baan inhoudt
  • Beschrijven vacature
  • Publiceren vacature
• Selecteren van de sollicitanten
  • Beoordelen sollicitaties
  • Uitnodigen van de uitgezochte sollicitanten
  • Gesprekken voeren
  • Selecteren wie je een aanbieding gaat doen
• Opstellen arbeidsovereenkomst
  • Opstellen aanbieding voor je 1e én 2e kandidaat
  • Onderhandelen met je kandidaat
  • Opstellen definitieve arbeidsovereenkomst

Al deze fasen horen bij elkaar. Tezamen vormen ze de uitvoering van de hele sollicitatieprocedure.

Een paar tips om projecten te verdelen:

1. Denk op dit moment nog niet aan wannéér je een fase gaat uitvoeren. Belangrijk is wat de onderdelen van een project zijn. De volgorde is dan later makkelijker te bepalen.
2. Begin het beschrijven van de taak met een werkwoord. Dit geldt voor al je taken en ook voor de onderdelen van een project. Het zet aan tot actie. In het voorbeeld heb ik dat ook gedaan.
3. Begrens de tijd maar wees reëel. Focus op een taak is maar een beperkte tijd mogelijk. Een taak die een hele middag of zelfs een hele dag duurt om uit te voeren is te groot. Twee uur is echt wel het maximum om geconcentreerd aan de taak te werken.

Wordt het project uitgevoerd dan zal je altijd taken tegenkomen waar je niet aan gedacht hebt. Het loopt nooit helemaal zoals verwacht.

Moet je een taak toevoegen? Bepaal in welke fase de taak thuishoort en hoe deze taak in het geheel past. Wanneer moet de taak uitgevoerd worden en door wie?

Leren lopen is vooral beginnen. Bekijk je projecten en to-do lijst voor de komende periode. Welke projecten en taken kun je opsplitsen in kleinere taken die maximaal 2 uur duren?

Een project dat ik altijd opsplits is het schrijven van mijn nieuwsbrief.

• Twee uur onderzoek naar het onderwerp
• Twee uur schrijven
• Eén uur edit en
• Twee uur om alles verzendklaar te maken

Ben je benieuwd naar het resultaat daarvan? Schrijf je hieronder in, dan ontvang je maandelijks de nieuwsbrief.