Vier variaties in productiviteit

Waarom werken tips die je krijgt over timemanagement soms niet bij jou maar wel bij je collega? En waarom erger je je aan een teamgenoot die het op een andere manier aanpakt?

Je leest, hoort en ziet veel timemanagement tips. Probeer je die tips uit dan merk je dat je er niet altijd productiever van wordt. Soms gaat het zelfs tegen je werken. En dat is te verklaren.

Zelf heb ik veel manieren en apps uitgeprobeerd. Sommige heb ik heel snel weer laten vallen, andere gebruik ik nog steeds.

Een voorbeeld van wat bij mij niet werkt is timeblocking. Dat wil zeggen, letterlijk blokken afstrepen in je agenda. Je agenda staat dan helemaal vol. Niet alleen met afspraken maar ook met je taken. Zelf krijg ik het er Spaans benauwd van. Ik heb letterlijk meer lucht nodig.

Het grappige is dat ik met mijn cliënten wel met timeblocking begin. Het is namelijk wel een goede methode om overzicht te krijgen van je wekelijkse verplichtingen, hoeveel tijd je daarmee kwijt bent en hoe je die het beste in kunt passen.

Carson Tate heeft het boek “Work Simply” geschreven over wat de redenen zijn waarom de ene manier van timemanagement voor jou wel werkt en voor je collega niet.

De basis van een goed systeem zijn je hersenen. Hoe verwerk je informatie, hoe bedenk je oplossingen voor problemen en hoe pak je taken aan.

Vaak doe je dit deels al intuïtief op de manier die voor jou het beste werkt. Maar soms wordt je gedwongen op een manier te werken die niet bij jou past. Of je ziet hoe een bepaald systeem bij je collega wel werkt en denkt dat wil ik ook.

Sluit je systeem goed aan bij je persoonlijkheid dan zal je ervaren dat je controle hebt.

Prioriteren

Iemand met de voorkeur voor prioriteren is analytisch en gedreven. Uitvoerige uitleg vind je irritant. En als collega’s verhalen gaan uitwisselen over wat ze het afgelopen weekend hebben gedaan loop je weg. Dat is tijdverspilling.

Je bent gefocust op het eindresultaat. Input van collega’s om dat te behalen is welkom, maar datgene wat zij in hun vrije tijd doen hoef je niet te weten.

Wat kun je doen om je productiviteit te vergroten?

Je bent gedreven en competitief. Gebruik dat door jezelf te timen hoe snel je routineuze taken goed kunt doen. Hoe snel kun je je inbox opruimen ’s ochtends? Door telkens jezelf te willen verslaan ben je gefocust. Nog een voordeel is dat je na een tijdje ook de volgorde van de taken gaat stroomlijnen omdat je merkt dat ook daar tijdwinst uit kunt halen.

Plannen

Een planner is georganiseerd, heeft oog voor detail, is consciëntieus en stipt.

Je houdt van overzichten, lijstjes en deadlines. Je agenda is het middelpunt. En actieplannen maken is bijna een hobby van je.

Waar je je het meest aan ergert zijn mensen die altijd te laat zijn.

Verbeter je productiviteit door batching. Groepeer gelijksoortige taken en plan daarvoor tijd in je agenda. Bijvoorbeeld achter elkaar al je telefoontjes plegen.

Een andere is: maak een takenlijst met taken die maximaal 15 minuten duren. In plaats van telkens je mail te checken pak je zo’n taak op.

Organiseren

Heb je een voorkeur voor organiseren dan zorg je dat alles op rolletjes loopt. Je bent intuïtief en communicatief. Je werkt het beste samen met iemand of in een team. Vaak begrijp je instinctief wat nodig is om een project af te ronden.

Verbeter je productiviteit door solo-werk af te wisselen met samenwerking. Alleen werken kost je meer energie dan samen te werken. Moet je toch alleen een project oppakken? Zorg dan dat je socialiseert tussen de bedrijven door. Haal regelmatig koffie en neem de tijd voor een kletspraatje bij het koffieapparaat.

Visualiseren

Hou jij ervan om projecten uit te denken op een whiteboard? Kijk jij niet naar de details maar naar het hele plaatje? Dan gaat jouw voorkeur uit naar visualiseren. Je kunt veel verschillende soorten werk aan en je werkt snel. Teveel structuur maakt je gek, je wilt tijd en ruimte hebben om na te denken en te brainstormen.

Verbeter je productiviteit door het vervelende werk niet in één lange sessie te doen. Wissel saai werk af met interessantere projecten. Dit geeft je energie. Snelle afwisselingen van werk zal voor de andere stijlen betekenen dat ze minder productief zijn. Maar voor jou zorgt het voor een productiviteitsboost.

Als je een team moet samenstellen is het heel goed om deze productiviteitsstijlen in je achterhoofd te houden. In een goed werkbaar team zijn alle stijlen vertegenwoordigd. Welke stijl de overhand in het team moet hebben is afhankelijk van het resultaat wat het team moet leveren.

Deze profielen laten zien dat productiviteit heel persoonlijk is. Als het niet bij je past dan vertrouw je de manier van werken niet. Je blijft op zoek naar het ultieme productiviteitssysteem.

Maar ook al weet je welk systeem bij jou zou moeten passen, dan kun je het niet altijd één op één overnemen. Je zult het dan nog persoonlijker moeten maken.

Mijn profiel is Planner. Het klopt dat mijn agenda zo’n beetje het middelpunt is. Je zou dus zeggen dat timeblocking voor mij heel goed moet werken. Maar zoals ik hiervoor al meldde ik krijg het er vreselijk benauwd van.

Daarom heb ik er een eigen draai aan gegeven. Ik gebruik de website van Focusmate. Daarop plan ik afspraken met een andere gebruiker om gefocust aan één taak te kunnen werken. Ik plan deze afspraken niet direct na elkaar in maar houd er altijd minimaal een half uur tussen.

Uiteindelijk is het natuurlijk jezelf voor de gek houden, want dit is ook een vorm van timeblocking. Maar op deze manier werkt het wél voor mij.

Wil je meer weten over hoe je gefocust werken? Check dan deze blogpost.

Denk je dat je productiviteit beter kan? Check dan eerst in welk profiel je past. De vragenlijst van Carson Tate staat hier op de site van Harvard Business Review.

Aan de hand van dat profiel heb je de basis om je productiviteit te verbeteren.

Wil je weten hoe je jouw productiviteit nog persoonlijker kunt maken? Schrijf je dan hieronder in op mijn maandelijkse nieuwsbrief.